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让年轻人“玩耍”数字化 浙大80后学霸的管理方法论

“我们公司讲求开放平等,内部称呼没有‘老板’,没有‘某总’,公司鼓励不论层级同事之间都互称花名,比如我的花名叫“三丰”。为了让大家更好记住花名,我们把邮箱前缀都设置成了花名的拼音”,80后的张利江,管理着一家近400人的科技公司,95年左右的员工占到了近3成,最年轻的21岁。

这些一团建必要玩密室逃脱和剧本杀的年轻人,做的业务却看起来并不那么“轻松”——“最多跑一次”、“亩均论英雄”,这些浙江省政务领域耳熟能详的重要改革,背后都有这家公司提供的技术支持。

2015年成立的有数科技,主要业务是基于大数据场景做应用服务,比如帮助金融或政务机构做数据的枢纽和调度系统,打破数据孤岛状况,以科技赋能产业数字化转型。

今年疫情以来,数字经济发展走上快车道,需求爆发。这样的业务模式和涌入的需求,涉及大量的内外部协同,对团队的专业性、开放、扁平、敏捷度要求都很高。而作为一家刚满5岁的公司,汇集着一群既聪明又年轻的脑袋,需要管理者不仅有做战略和做商业判断的能力。

90后的“CDO”

张利江2005年毕业于浙江大学计算机系,曾经在阿里巴巴有过几年的工作经历,当时负责企业数据及商业搜索业务,在这里打下了他创业的产品基础。业务之外,阿里打造扁平敏捷组织的能力,不断激活个人的能力,被他在今后的公司治理中有选择地吸收。这些组织能力,从形式上可以小到不称老板,大到数字化管理,从内核上其实是一种透明扁平的思想。

有一件重要的小事最近在有数被提上日程,如何在钉钉上构建公司内部交流学习的社区,并让大家都爱用这个社区?负责项目管理团队的组长(PMO)白鹭被调到了总经办,专门研究“如何用好钉钉”。

2019年加入公司的白鹭是个90后海归,如今是全公司整个组织在钉钉上的“总管理员”,用现在比较时髦的称号可以是“CDO”(首席数字官),这里的D,可以理解为Digital,也可以理解是钉钉(DingTalk)。

一般来说,传统公司需要运维或IT职能部门专人来管理办公软硬件、机房、网络等,根据公司规模,有数至少需要配备10个左右的运维人员,而借助阿里云、钉钉及诸多的数字化手段,现实中这个数字仅仅是传统方式一半人数。由此节约的人力成本是小,400号员工高效协同、一站式办公生活的体验却很真切。

一个很直观的场景是,传统公司的技术人员经常奔波于各楼层会议室,帮大家调试投屏接口,简单的问题消耗了大量的工作时间,而用钉钉就可以实现直接扫码投屏,不需连接电脑。

再比如,传统公司经常会出现这样一种场景,分公司的人来总部出差,或是总部的人去异地公司出差,需要携带工牌去刷门禁,或是直接识别不了外地同事。而在有数不会出现这样的问题,钉钉的魔点门禁系统录入员工人脸后,所有本公司的办公区域直接刷脸进入,不管是在杭州还是在广州。

在有数的员工看来,这些微小的改变不仅减轻了大量的低效工作,更重要的是大家的感受上更好。“公司在杭州大厦有个办公点,周末逛街累了,也可以上去休息下。”

还有两个被有数的员工大赞的功能是钉钉的云打印和多端同步的聊天记录。传统办公或多或少都有这些痛点:多人同时打印时资料容易混淆和泄露;必须在连接了打印系统的办公电脑上下载打印;聊天记录换台手机或电脑登录就没了上下文。而钉钉可以做到随时随地云打印,聊天记录云端存储、多端同步。

“数字化的本质是连接,钉钉把连接和效率做的很好,把协同和互联互通的理念真正落地了。”张利江说。

自建流程的HR小姐姐

利用大数据的手段,帮助金融机构做企业征信,是有数科技的一项重要业务。因为给客户提供的是无形的服务,所以这项业务在前期都会遇到一个数据测试的需求,即客户想看看你的数据和技术到底怎么样。如何评估需求的合理性?如何保证安全性?过去团队采取的是层层报批的方式,不仅低效而且每个流程节点都要去解释。

于是,业务的同事找到了HR小姐姐嘉言,希望她来帮忙在钉钉上搭建一条以前没有过的数据测试申请流程。了解清楚业务的需求后,嘉言在钉钉管理员后台用一个小时就建好了表单,设置好各模块审批人,并很快上线使用。如果是传统公司,这样的需求一般会去到IT部门,需要专人至少半天来完成。

91年出生的嘉言大学毕业后一直从事HR工作,这是她的第二家公司,借助钉钉这样的职业技能工具,不仅可以高效做好本职工作,还帮助各业务搭建了上百条流程,有效地提升了公司管理的规范化水平。

今年公司业务爆发,招聘的需求很大。嘉言所在的HR部门一共8人,借助数字化工具,他们可以游刃有余。

图:有数科技公司的钉钉工作台

他们引入了一个第三方招聘系统,并将这套系统接入钉钉工作台。这样就可以实现在钉钉工作台一个接口全渠道发送招聘岗位,再将全渠道归集的简历收口到工作台进行筛选分类,包括面试的进度等也能直接管理和查看,实现了整个招聘工作的一站式管理。

日常工作中,钉钉原生的功能智能人事是HR岗位的最得力助手,可以让所有员工的入职、转正、转岗、离职都实现在线管理,员工的司龄周年日、生日也会自动提醒,方便进行员工关怀。

95后的商务助理雅南对公司的管理智能化有更直观的感触,今年3月份刚入职的她如今已经可以服务两个商务团队近10人,通过在钉钉工作台接入有成CRM应用,客户的录入、销售过程的管理、回款的管理都可以实时在线,而且数据可以导出和沉淀。不用线下一个个去整理表格归档,再存储网盘。

除了钉钉的原生应用和第三方应用的接入,随着公司组织的不断壮大,有数的年轻人们还在钉钉上自主开发了一些应用。

日常运行干掉创始人

很多创业者都有过这样的心路历程,他们既希望公司不断壮大,又害怕组织长大的过程中会逐渐失去扁平和敏捷度。减少管理层次,增加管理幅度,知易行难。

一个在很多公司都会出现的场景是,业务的负责人排队等汇报,秘书排着一堆表单等签字,团队作战时经常出现“等待焦虑”。而钉钉这样的数字化工具可以提供的是,一个以工作为中心的单纯沟通场景,一个以人为中心的组织通讯录全员在线,一个以流程为指挥棒的决策需求即时推送到人。从让每个人都能随时找到老板,到让每个人都有催促老板的权利。

就拿一个单纯的请假来说,很多员工请假都有很重的心理负担。一般要先在公司OA上走流程,再去和主管口头说,本来用制度就可以做到的事变成了情面的事。用钉钉就可以直接走流程,并自动给审批人对话框发送工作通知。

管理学者陈春花曾经举过这样一个例子:当你问现在的年轻人为什么来上班,他们会回答说我是来消耗能量的。那么一个很现实的问题摆在那些正年轻或并不年轻的管理者面前,就是如何激励今天的年轻人?

作为一个年轻的组织,有数的做法是,忘掉年龄标签,充分授权,利用数字化手段建立规范的流程和体系,“日常运行干掉创始人,通过建立数字化运营体系,创始人才有可能带领公司不断突破”。

图:张利江用钉钉办公

“很多创始人容易犯一个错误,把公司当做私人财产,制度不明流程不清,公私不分,开始可能更加高效后来反而制约了企业发展。钉钉的理念很好,帮助很多小企业建立起正轨数字化的运营体系,把潜规则变成显规则,比如晚到晚走的考勤设计,让制度和情面有了阳光化的执行。这是符合新生代知识型组织的开放平等特性。”张利江说。

2017年,刚成立两年的有数科技中标浙江省“最多跑一次”改革的关键项目,帮助政府建设大数据清洗与接口共享平台。一群年轻人,借助数字化生产工具的力量,迅速组成敏捷、扁平的作战组织,对接政府部门的各种需求,最终完美交付。

在有数的价值观中,自驱力最常被提及,张利江推崇自律的自由。“价值一定是多元的,但是要亮出组织鲜明的特点,让人自己去选择“,他说,“越是人才一定越认可选择。”