麒瑞教育榴娃艺术孙华林出席第七届校管家520感恩答谢会

艺培机构在经营管理方面具有天然的劣势,如何突破感性经营,让机构运营有系统、成体系,是许多从业者面临的问题。

从中国舞起家的榴娃艺术教育,经过6年的摸索,运营模型从过去的散乱到现在的高效、成体系,积累了许多经验。

2023年5月19日,麒瑞教育运营总监、榴娃艺术教育事业部经理孙华林出席第七届校管家520感恩答谢会暨2023校外成长教育岳麓峰会,并作了“从散乱到体系数据系统推动艺术机构运营模型蜕变之路”的主题演讲,分享榴娃艺术运营模型升级蜕变过程中的宝贵经验。

图片 1.png

过去:运转全靠蛮干

 

孙华林用几个关键人物的故事,讲出了学校运营模型升级之前的状况。

 

1.教学主管:7小时解决1次调课

孙华林6年前负责市场,与负责教学的主管多有交流。有一次在沟通时,她接了个电话打断了沟通,从上午10点一直不停打电话到下午5点,才处理完。

事情并不复杂,无非就是老师调假、学生调课这档非常常见的事。孙华林当时疑惑,这不是很简单的事吗?老师的排课表,打开手机不就能看、能调了吗?

一问才知道,当时并没有这种操作,只在各校区的前台有一个小本子,上面记录了老师的上课时间,还夹有点名表,同时还记录学生交钱记录以及上课记录,想要协调多校区的老师时间,只能不断地打电话确认。

这就是6年前,作为一个当地最大的艺术培训机构呈现的日常状态。相信这种状态,学员人数在千人左右的艺术机构非常常见,效率非常低。

 

2.财务:做表的前台,谁都不能动

榴娃艺术对财务数据很重视,设置了专职财务岗位,还为此在在前台配置了一个会做报表的人。作为当地最关注数据的舞蹈培训机构,学校同时在岗的会计专业10个人,9个在前台,每天必做四张表:上课登记表、当天收入的三张表(现金收入、网络刷卡收入、POSS刷卡收入)。还有月报表、台帐、仓库统计、服装统计等。

每个月底,前台需要向财务报23张表,总有几个人因为理不清账而被罚款。而每次要做市场活动时,想找前台帮忙,都会被总会计一句话给怼回来:表做不好,万一丢了钱算你的吗?

除了前台人力被做表完全占据之外,还存在数据对不上的问题。

2016年,榴娃艺术做了双十二活动,期间各校区需要每天统计新交费和续费的金额,来确认校区的收入。活动结束后,孙华林和会计对账时发现数据对不上。于是一笔笔核对,发现自己与财务都没有错账,差额从哪里来的呢?原来,两人算法不一样,孙华林是按学校的收入减支出,退费的就不计入收入,而财务的算法是把退费算到成本中,而不是直接减计收入。

这件事情让孙华林明白,没有统一的财务规则永远都会处于混乱之中,这引发了之后榴娃艺术与校管家之间的合作。

 

2.市场:报表的“报”,是汇报的“报”

管理就是报表,作为财务出身的孙华林也认同这一点,企业的经营分析会议正需要这些报表呈现的业绩结果。

提到报表,大家都认为是一份数据而已。但当时的市场负责人有自己的理解:“报”就是报告、汇报。

各校区前台统计自己校区的情况,今天汇报采单多少了,第二天汇报报邀约试课,邀约了谁,把明细报上来,第三天报转化,报了多少,有哪些流失。4点之前必须把表报上去,否则就罚钱。

所以,前台根本没有时间去支持活动等其他事情。

 

系统落地:横推一切障碍

经过长时间的梳理和摸索,孙华林调研了国内教培行业的软件,他非常关注报表的口径,因为不同的口径会产生不同的结果,比如前面提到的营收,是收的钱还是收的钱减退费。

对比之后,孙华林发现校管家系统是比较好的,2018年初,学校购买了校管家。

孙华林认为,需要用系统迫切解决三个问题:一是财务使用它,确保里面的流水账、收进来的钱是准的;二是算工资靠它,如果不用它,大家算工资的时候永远对不了;三是学校管理有一些漏洞,为了避免因利益产生的造假,需要家长这一端也进行监督管理,校管家中有家长端口,学员上完课后,家长端会收到出勤、课堂点评等信息,这样学校、家长的双向监督管理,就补上了漏洞,避免了损失。

但在系统落地的过程中,榴娃艺术遇到了很多阻碍。

由于部分员工更习惯于以往的工作方式,“怕麻烦”、不愿意配合,或者相互推诿的情况。有很长一段时间,校管家系统在榴娃艺术根本无法落地。这也是大多数培训机构用系统不顺畅的根本症结所在。但是榴娃艺术的创始团队下了很大的决心,甚至不惜以“换血”的方式来推动系统落地,据孙华林介绍,榴娃艺术在一年零四个月的时间里,一共换了31任会计以及一任人力总监,最终才让校管家系统在榴娃艺术真正用起来。这样大刀阔斧的改革行动,也体现了榴娃艺术急切希望摆脱管理的蛮荒时代,转型数字化管理的决心。

图片 2.png

蜕变后:管理效率翻倍

校管家系统落地后,榴娃艺术的所有前台都能及时出报表,做到日更或者半天更。榴娃艺术的数据员可以坐在办公室中随时调取想要的数据,用看仪表盘的方式来获悉机构变化情况,帮助管理者更好地做决策。

图片 3.png

通过数据,明确各岗位的指标,根据过往的数据推算之后的新招人数、续费人数、转化率、达成率、流失率、满班率、离职率等数据,方便机构更好更准确地设定年指标、月指标。

此外,还能通过数据来控制老师的班额,根据老师的入职时长、带班人数,来采取相应管理措施,激励老师提升满班率。

为了便于管理,榴娃艺术还做了一个小程序,随时从校管家系统调用报表数据,嵌入到小程序中,按照需求导出当下想要的数据。比如,管理者可以随时从小程序中查看到,每个老师名下负责的学员中,谁的请假较多,同时还可以在系统中设定,连续请假4次、或连续三个月不来上课的孩子计为流失学员,两个月内回校上课的孩子计为成功挽回的有效学员。机构会根据学员的流失、挽回等变动做绩效管理,激励老师做好学员服务。

孙华林开玩笑地说:“有了这套系统之后,管理者能够通过数据的呈现,知道某个校区的校长今天上午是不是在刷抖音。”

经验升级,沉淀细节规范

校管家是一个平台,如何使用这些功能,完全由学校自己去界定,为使用人员设定相应的权限。对此,榴娃艺术建立了自己的“校管家”使用规范,校管家责任状成了榴娃艺术入职必须签署的协议。

图片 4.png

“只有解决了低级的内耗,才能有眼光思考经营问题,也才能撑得住思维的天马行空。”孙华林如是总结。

此外,榴娃艺术把所有艺术类的实践经验做了归纳整理,做成了自己的管理手册和管理架构,这些管理经验也在向外作交流和传播。

这个过程中,榴娃艺术始终坚持两个初心:第一,明知可为而不为,比如向教育机构提供贷款,这虽然可以做,但公司明确不能做;第二,明知不可为而为之,大家都认为“榴娃”这个名字很“土”,但他们认为这代表了当时的初心,所以会一直保持。

现在的榴娃艺术,通过使用“校管家”让人力得到了解放,做到了分工有序。就拿市场部来说,孙华林在战略方向和老板沟通,市场部做执行层面的内部控制。因此,孙华林非常有底气地说:市场部可以带领各个区域,带领所有前台来做好各种招生活动,并对活动做有效完美的控制。

此外,榴娃艺术也认识到“全员招生”其实是个伪命题,让老师做招生本来就不现实,把老师解放出来,让他们去专注于学术进步、磨课的内容、以及上课的引导,和家长的沟通、家长的信息、孩子的规划,可能正是榴娃艺术的现实清醒。

从管理的蛮荒时代到后面轻松的管理,这个过程其实也很累,只是累的方式不同。从打电话解决不了的问题,到现在在办公室看运营仪表,这个过程中,必然要有一些懂数据的人去推动,必然要有认同这件事的人去做变革,去克服各种困难,因为“不会”是非常好的理由,让你无法下手。

未来的素质教育行业,是一个告别乌卡时代,前景逐渐清晰笃定的行业;是一个迎接管理蜕变,进入规范发展的行业,身处其中的艺术机构,也要不断完善自己的管理体系,正如苏轼所说:”犯其至难而图其致远”,路虽远,行则将至,事虽难,做则必成。

(0)
上一篇 2023年6月30日 12:25
下一篇 2023年6月30日 14:10